FUNCIONES

• Asistir al superior inmediato y directivos en cualquier actividad del área que requiera apoyo a nivel logístico, documental, procedimental y de gestión.

• Manejar una agenda bien sea en forma electrónica mediante outlock, registrando y llevando la trazabilidad de las responsabilidades a su cargo encomendadas.

• Realizar la programación de la agenda electrónica de su jefe inmediato, teniendo la debida precaución de no programar citas simultáneas.  También verificando al inicio de la jornada los compromisos que tenga su superior inmediato, para recordarle la hora y lugar de cumplimiento.

• Llevar un registro de radicación sobre toda la correspondencia que ingresa al área de trabajo, analizar su contenido y entregar al profesional que le corresponda su trámite. 
• Redactar cualquier tipo de correspondencia, tanto externa como interna (entre los que se encuentran memorandos, circulares).
• Atender la recepción de su área, atendiendo con diligencia y celeridad a las personas que le requieran. 
• Crear un directorio telefónico, con el registro de los contactos que son importantes para el cumplimiento de las funciones de todo el grupo de su área.  Se debe registrar el nombre de la empresa, persona o funcionario a contactar, cargo, dirección, correo electrónico, teléfono fijo, extensión y celular.
• Realizar las llamadas que le sean solicitadas.
• Solicitar los tiquetes aéreos para el grupo de directivos de su área, haciendo el seguimiento que se requiere, para cumplir con la liquidación de viáticos que la empresa tenga determinada, así como la legalización de su comisión de servicios.
• Realizar la transferencia documental al archivo central, sobre los documentos que por su carácter de importancia, deben ser conservados para consulta.

• Rotular las carpetas y AZ que utilice para el archivo de los documentos, con el número y nombre del expediente asignado, de acuerdo a la tipología documental, ordenada por el Archivo General de la Nación.  En su parte interior se debe conservar un orden en cuanto a tamaño de los documentos, a una clasificación si se requiere por temas, con el uso de separadores.
• Organizar los eventos que se requieran en su área, bien sea de índoles laboral o de integración para el grupo de funcionarios, cumpliendo con un cronograma de actividades, en el que se reporte al detalle toda labor que se deba realizar, para el cabal cumplimiento de la actividad que se programe.
• Cumplir con el registro adecuado y oportuno, de todos los formatos que hacen parte del sistema de calidad de la empresa.
• Realizar en forma diligente cualquier trámite que le sea asignado.
• Realizar los pedidos de la papelería que se requiera en su área de labor, para el cumplimiento de las actividades de oficina.